Operações, fornecedores e activos
A agência funciona quando tu não estás. Porque tudo está registado.
Numa agência de RP, as operações de back-office existem em pastas do Drive, emails antigos e na cabeça de uma pessoa. Quando essa pessoa sai ou está de férias, a agência perde dias a encontrar um contrato, a perceber quando renova uma subscrição ou a saber quem tem o acesso ao escritório. O módulo de Escritório regista tudo num só lugar.
O problema que o Escritório resolve
"A ferramenta de media monitoring renovou automaticamente por mais um ano — €4.800 que ninguém aprovou porque a data de renovação estava num email de 2022 que ninguém guardou."
— Directora de Operações
"A advogada pediu o contrato de prestação de serviços de um cliente. Passámos 45 minutos a procurar nas pastas do Drive antes de perceber que estava num computador que já não existia."
— Sócio de agência
"O novo consultor entrou na segunda-feira. Na quarta ainda não tinha acesso a todas as ferramentas porque o processo de onboarding dependia de alguém se lembrar de cada passo."
— Responsável de Equipa
Módulo de Escritório do Bernays — gestão de fornecedores e operações de back-office
O que muda com o Escritório
Subscrições SaaS sem surpresas de renovação
Todas as licenças e ferramentas da agência num registo central: valor mensal ou anual, data de renovação, responsável e estado actual. O Bernays alerta antes de qualquer renovação automática para que a decisão de continuar ou cancelar seja intencional — não um detalhe esquecido.
- Custo total mensal de SaaS visível num único painel — percebe onde está o dinheiro
- Alertas de renovação configuráveis com 30 e 60 dias de antecedência
Salas reservadas em tempo real, sem conflitos de agenda
Ver qual a sala está disponível, para quantas pessoas e reservar directamente na plataforma — sem email à recepcionista, sem conflitos de dupla reserva, sem post-it na porta. A agenda da equipa e a disponibilidade das salas estão no mesmo sítio.
- Vista semanal de todas as salas com capacidade e disponibilidade em tempo real
- Reserva directa integrada — sem ferramentas externas nem processos manuais
Documentos de compliance com validade controlada
Seguros, registos regulatórios e planos de emergência — todos com data de validade visível e badge de estado. O Bernays alerta antes de um documento expirar para que a renovação seja intencional, não uma emergência descoberta numa auditoria.
- Badges de estado por documento: válido, a expirar, expirado — visíveis sem abrir cada ficheiro
- Registos RGPD, ANPC e seguros centralizados — auditoria pronta em minutos
Tudo o que inclui
Fornecedores e custos
5Gestão de fornecedores
Contratos, contactos e histórico completo de cada fornecedor — sem depender da memória de quem fez o último pedido.
Gestão de subscrições SaaS
Todas as licenças e subscrições com custo mensal, datas de renovação e responsável — sem pagar ferramentas que ninguém usa.
Despesas de escritório
Gastos administrativos categorizados e imputados a centros de custo — controlo granular sem perder um recibo.
Gestão de utilidades
Contratos de energia, telecomunicações e serviços com datas e valores — visibilidade sobre custos fixos da agência.
Requisições de material
Pedidos de material com fluxo de aprovação — rastreabilidade de compras sem emails dispersos.
Documentos e compliance
3Documentos legais
Contratos e documentação legal versionados e acessíveis — o advogado não precisa de pedir o mesmo documento duas vezes.
Documentos de compliance
Certificações e documentos regulatórios da agência num repositório único — auditoria sem stress de última hora.
Gestão de seguros
Apólices, coberturas e datas de renovação centralizadas — nunca mais uma apólice expirada por falta de seguimento.
Espaço e activos
4Inventário de activos
Hardware, licenças e equipamento atribuídos e rastreáveis — sabes o que tens, onde está e quem é responsável.
Reserva de salas
Calendário de reservas partilhado sem conflitos — sem emails de 'está livre a sala às 14h?'.
Controlo de acessos
Chaves, códigos e acessos do espaço atribuídos por colaborador — registo actualizado quando a equipa muda.
Registo de visitas
Protocolo de recepção documentado — histórico de quem visitou o espaço e em que contexto.
Vê tudo isto a funcionar — em 5 minutos.
Demo interactiva com dados reais de uma agência. Sem registo.